Waar moet je aan denken bij het aannemen van personeel?

Je groeit hard als bedrijf en denkt er over na om personeel aan te nemen. Bij het aannemen van personeel zijn er veel zaken waar je rekening mee moet houden. Werkgeven is echt een vak apart en je weet niet precies hoe alles werkt als het gaat om personeel aannemen. Wil jij ook de volgende stap maken met je bedrijf en je eerste medewerker aannemen? Of heb je net personeel aangenomen, maar weet je niet of je alles goed geregeld hebt? Lees dan zeker even verder en kom erachter waar je aan moet denken bij het aannemen van personeel.

Heb jij al personeel en wil je weten hoe je ervoor staat met je personeelszaken? Doe dan onze gratis Mettom Quickscan!

Eerste medewerker aannemen

Groeien met je bedrijf is leuk en spannend! Uiteindelijk kom je na hard werken op het punt om je eerste medewerker aan te nemen. Er komt dan veel op je af. Vaak ook dingen waar je nog helemaal niet bekend mee bent. Wat moet je namelijk allemaal regelen bij het aannemen van je eerste medewerker?

  • Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst
  • Loonadministratie inrichten
  • Identificatieplicht medewerkers
  • Cao
  • Verzekeringen voor personeel
  • Werving en selectie
  • Selectietunnel
  • Structuur sollicitatiegesprek

Ben jij van plan om personeel aan te nemen? Gebruik dan onze checklist zodat je zeker weet dat je niets vergeet!

Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst

Het is eindelijk zover! Je hebt een medewerker gevonden die bij jou komt werken. Gefeliciteerd! Maar wat nu? Bij het aannemen van personeel moet je jezelf aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Zaken zoals de aangifte van de loonheffingen en het bijhouden van een loonadministratie zijn van belang voor de fiscus. Als je start als zzp’er hoef je dit niet meteen te doen, maar wanneer je begint met het in dienst nemen van personeel is het verplicht je aan te melden als werkgever. Deze aanmelding vindt plaats op de website van de Belastingdienst.

Wanneer je je gegevens doorgeeft, ontvang je een loonheffingennummer, aangiftebrief en een brief waarin onder andere staat bij welke sector je bent aangesloten. Het loonheffingennummer heb je later nodig om de aangifte loonheffingen te doen.

Wil je meer weten over personeel aannemen en de Belastingdienst? Kijk dan eens op de site ‘Ik ga starten’ van de Rabobank.

Loonadministratie inrichten

Wanneer je jezelf hebt aangemeld als werkgever bij de Belastingdienst is het ook belangrijk dat je een loonadministratie gaat inrichten. In een loonadministratie houd je alle gegevens over jouw personeel en de loonbetalingen bij. Je moet hierbij denken aan de loonstaat, de loonstroken en de jaaropgave(n). Veel ondernemers zijn niet thuis in deze administratieve rompslomp en schakelen hier een externe partij voor in. Zo kun je het  laten doen door een loonadministratiekantoor, maar als je écht af wilt van risico’s en veel administratief werk kun je ook kiezen voor de samenwerking met een payrollbedrijf. Zij helpen je met alles omtrent het aannemen van personeel. Denk hierbij aan het opstellen van contracten tot aan het overnemen van risico’s bij ziekte.

Identificatieplicht medewerkers

Wanneer iemand voor jou komt werken, is het ook belangrijk dat je zijn of haar identiteit controleert. Het is verplicht om het originele identiteitsbewijs te controleren. Bewaar hier een kopie van in je administratie. Heb je een buitenlandse medewerker aangenomen dan gelden er andere regels en moet je rekening houden met een andere werkwijze. Bekijk deze werkwijze hier.

Kijk voor alle ins en outs over de identificatieplicht eens op de site van Rijksoverheid om zeker te weten dat je alles goed hebt gedaan!

Wat is een cao?

Het is belangrijk dat je weet welke collectieve arbeidsovereenkomst (cao) er op jouw bedrijf van toepassing is. Bij het aannemen van een medewerker moet je je aan de afspraken uit de voor jou geldende cao te houden. Doe je dit niet dan kan dit tot serieuze problemen leiden. Cao’s zijn vaak dikke boekwerken en zeker niet altijd gemakkelijk om door te nemen. In de cao staan bijvoorbeeld afspraken over het loon, toeslagen, werktijden en vakantiedagen die voor jouw sector gelden. Het is belangrijk om te weten dat de afspraken uit een cao voorgaan op de afspraken uit een individuele arbeidsovereenkomst.

Verzekeringen voor personeel

Wanneer je een medewerker aanneemt zijn er een aantal personeelsverzekeringen die je moet afsluiten zoals bijvoorbeeld een verzuimverzekering. Wanneer jouw medewerkers ziek zijn wil je niet voor alle kosten opdraaien. In het ergste geval kan het zelfs zo zijn dat je tot twee jaar het loon van jouw zieke medewerker moet doorbetalen. Een ziektegeval is voor veel (vooral kleine) ondernemers een groot risico. Toch zijn er veel ondernemers die er bij langdurige ziekte van een medewerker achter komen dat ze helemaal niet zo goed verzekerd zijn. En dan kan een ziektegeval flink in de papieren lopen. Wil jij er zeker van zijn dat jouw verzekeringen goed geregeld zijn en wil je af van alle risico’s die hierbij komen kijken? Denk dan eens na over een samenwerking met een payrollbedrijf. Het ziekterisico wordt dan van je overgenomen en je hoeft zelf geen dure verzuimverzekering af te sluiten. Check hier de website van de Rabobank om meer verzekeringen te checken voor jouw personeel.

Werving en Selectie

Voordat je alles goed hebt ingericht voor het aannemen van je personeel is het natuurlijk belangrijk dat jij de perfecte kandidaat weet te vinden. Voor een lange en duurzame relatie is het belangrijk dat je goed weet wat voor een type persoon je bijvoorbeeld zoekt. Stel hiervoor een functieprofiel en een functieomschrijving op!

Wat is een functieprofiel?

Een functieprofiel is een omschrijving van het takenpakket en het competentieprofiel van een medewerker. Een gedetailleerd functieprofiel helpt jou om de juiste kandidaat voor jouw vacature te vinden. Wat voor persoon zoek je, welke kennis moet hij/zij hebben en zijn er nog andere eisen waar deze persoon aan moet voldoen? Herkent een kandidaat zich in het functieprofiel dan heb je een grotere kans dat deze kandidaat zich bij jou gaat melden én dat het nog een goede match is ook!

Wat is een functieomschrijving?

Een functieomschrijving is een omschrijving van de werkzaamheden en verantwoordelijkheden die bij een functie horen. Het is belangrijk om een kort en bondige functieomschrijving op te stellen, zodat sollicitanten bij het lezen van jouw vacature al een goed beeld krijgen van hoe een functie bij jouw bedrijf eruit ziet. Met een goede en duidelijke omschrijving krijg je waarschijnlijk meer kandidaten die zich in de tekst herkennen en dus bij jou gaan solliciteren. Hierdoor kun je sneller jouw nieuwe medewerker aannemen die dan ook nog eens goed bij jou past. Denk bijvoorbeeld aan de volgende punten die zeker in een functieomschrijving moeten staan:

  • Verantwoordelijkheden van de functie                                                 
  • Dagelijkse werkzaamheden (voorbeelden)  
  • Doelstellingen functie                         

Selectietunnel

Wil jij zeker weten dat je de juiste medewerker voor jouw vacature weet te vinden? Zorg er dan voor dat het sollicitatieproces goed in elkaar steekt. Je zou bijvoorbeeld de volgende stappen in de ‘selectietunnel’ kunnen volgen. Maken de volgende stappen deel uit van jouw selectietunnel?

  • Preselectie: CV / googelen kandidaat
  • Telefonisch interview: pre-testen
  • Persoonlijk gesprek
  • Assessment afnemen
  • Laatste gesprek
  • Beslissing nemen en contracteren

Zoals je al merkt, kan het aannemen van personeel een tijdrovend en lang proces zijn. Je medewerkers zijn wel de spil van je organisatie dus het is belangrijk om hier wel genoeg tijd en aandacht aan te besteden. Heb jij jouw sollicitatieproces goed op orde? Dan gaat het aannemen van die eerste medewerker bij jou zonder twijfel een succes worden en kun jij jouw bedrijf samen met je personeel laten groeien.

Structuur sollicitatiegesprek

Bij het aannemen van personeel wil je een goede keuze maken voor de groei van jouw bedrijf. Daarom is het belangrijk dat je je sollicitatiegesprek met je kandidaat goed voorbereidt en dat je ook een goede structuur aanhoudt. Een sollicitatiegesprek kan, wanneer je geen recruiter in huis hebt, ook bij jou voor spanning zorgen. Zorg ervoor dat je gesprek een goede structuur heeft waarbij je de kandidaat ook een professionele indruk geeft tijdens het gesprek. Zo kun je de volgende structuur aanhouden:

  • Informele opwarming
  • Voorstellen organisatie: missie, visie en functie
  • Vragen aan kandidaat
  • Open vragen
  • Uitleg vervolg procedure

Zorg dat je het sollicitatiegesprek goed voorbereidt. Denk bijvoorbeeld alvast na over welke vragen je aan je kandidaat wilt gaan stellen.

Het is duidelijk dat er bij het aannemen van personeel veel komt kijken. Ook na het afronden van de zoektocht naar die medewerker blijven je personeelszaken zeer belangrijk. Werkgeven is echt specialistenwerk en door bijvoorbeeld een samenwerking met een payroll bedrijf kun je het werkgeven een stuk gemakkelijker maken. Wil je weten wat zo’n payroll constructie inhoudt? Lees het hier!

Kun jij praktische tips gebruiken voor het aannemen van personeel?

Altijd op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks onze updates, whitepapers en uitnodigingen voor events.

Ik wil graag een
belafspraak inplannen.

Wil je meer weten over onze payrolldienstverlening en kennismaken met ons? Plan dan een belafspraak in met één van onze payrolladviseurs en je wordt op een door jou gekozen datum en tijdstip gebeld.