Wat is payroll? We vragen het aan een expert!

Payroll, wat is dat nu eigenlijk? We vragen het aan Irene Bots, specialist op het gebied van personeelszaken en payrolling. Vanuit haar rol als relatiebeheerder bij Mettom in Eindhoven functioneert zij namelijk al jaren als sparringpartner voor onze klanten. Vraagstukken rondom personeelszaken en payrolling staan daarbij centraal. Volgens ons dus de juiste persoon om een aantal vragen voor te leggen!

Allereerst Irene, wat is payroll?

“Werkgeven is een vak apart met veel wetten, regels en risico’s. Als startende ondernemer heb je  veel ballen in de lucht te houden. Veel dingen kun je als ondernemer, zeker in het begin, gewoonweg niet uitbesteden. Dat maakt het extra uitdagend. Volgens mij geldt dit niet voor personeelszaken, een vakgebied dat heel goed uit te besteden blijkt. Ik zie dat steeds meer ondernemers er daarom voor kiezen om met payrolling aan de slag te gaan: zo hebben zij geen omkijken meer naar de gehele personeelsadministratie en alles wat daarbij komt kijken. Bij payrolling wordt het juridisch werkgeverschap overgenomen door een externe specialist, in ons geval dus door Mettom. Je medewerker blijft echter wel bij jou werkzaam en jij voert de operationele aansturing. Het proces van payrolling werkt eigenlijk heel eenvoudig.”

Hoe werkt het proces van payrolling dan?

“Een ondernemer werft zelf de juiste medewerker. Vervolgens worden allerlei contract- en personeelsgerelateerde werkzaamheden je uit handen genomen. Dus niet alleen de salarisadministratie wordt van je overgenomen maar alle facetten van het werkgeverschap zoals:

  • Het opstellen van arbeidsovereenkomsten
  • Loondoorbetaling bij ziekte
  • Verzekeringen bij arbeidsongeschiktheid
  • Het verzorgen van jaaropgaves
  • Ontslagprocedures
  • Verwerking van cao- en wetswijzigingen.
  • En zo nog veel meer…

Jij als opdrachtgever blijft de belangrijke kernzaken zelf bepalen zoals het aannemen van nieuwe werknemers, de hoogte van het salaris, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken en andere aangelegenheden die voor de interne gang van zaken binnen het bedrijf en voor de medewerkers van belang zijn. Op de werkvloer verandert er dus niets!

Ik zeg regelmatig tegen mijn klanten: ‘Als je een website nodig hebt schakel je daarvoor een reclamebureau en een webbouwer in, een deskundige partij dus. Waarom zou je als je personeel gaat aannemen dan zelf het wiel moeten uitvinden? Het blijkt nog steeds dat veel ondernemers vooral onbekend zijn met de ins en outs rondom payrolling en er heersen helaas veel misverstanden. Een payroll-organisatie is gespecialiseerd in werkgeverschap en neemt daardoor juist veel werkzaamheden en risico’s uit handen. Voor veel ondernemers dus ideaal! Overigens hebben we een interessant animatiefilmpje over onze dienstverlening gemaakt dat goed uitlegt wat payrolling precies is.”

Voor wie is payrolling interessant?

“Payrolling is volgens mij eigenlijk voor iedere organisatie die met personeel werkt interessant. Ik merk zelf dat bedrijven tussen de 1 en 20 medewerkers echter het meeste profijt halen uit payrolling. Dit komt door het gemak, het beperkte risico en het financiële voordeel dat je kunt behalen door payrolling. Bij startende en groeiende bedrijven zie ik vaak dat de eerste jaren alle werkzaamheden op het gebied van personeelszaken op de schouders van de ondernemer liggen. Werkzaamheden waar zo’n ondernemer echt niet op zit te wachten! Omdat bij bedrijven tot circa 20 FTE vaak geen HR-medewerker in dienst is geloof ik dat payrolling vooral interessant is voor startende en groeiende bedrijven tot circa die 20 FTE.”

Wat zijn de voordelen van payrolling?

Belangrijke argumenten om met een payrollbedrijf samen te werken zijn het uitbesteden van het verzuimrisico, het up-to-date blijven op het gebied van arbeidsrecht en het ontlasten van de administratieve werkzaamheden. Uiteraard heeft elke branche zijn eigen uitdagingen. Binnen de zakelijke dienstverlening kiezen veel ondernemers voor Mettom omdat ze dan ook meteen een pensioenregeling voor hun personeel kunnen aanbieden zonder hoge advieskosten. Ook het bieden van secundaire arbeidsvoorwaarden zoals opleidingsmogelijkheden speelt hier een rol.

wat-is-payroll-voordelen

MKB Servicedesk heeft een goed artikel geschreven over de toegevoegde waarde van payrolling. Door je personeelszaken uit te besteden weet je exact wat je per maand voor je personeel kwijt bent en heb je veel minder administratieve lasten. Zo kun jij de focus behouden op je product of dienstverlening. Uiteraard kost de inzet van een payroll bedrijf ook geld, maar je zult je erover verbazen dat payroll voordeliger is dan zelf alles regelen. Feitelijk gezien schakelt een payrollbedrijf een aantal andere partijen uit zoals de accountant, verzekeraar, loonverwerker en pensioenverzekeraar. Hierdoor hoef je maar één factuur te betalen voor de dienstverlening. Daarnaast profiteren we als payrollbedrijf van schaalvoordelen doordat we een veelvoud aan mensen in dienst hebben.”

Wat is het verschil tussen loonadministratie uitbesteden en payrolling?

“Een alternatief om personeel onder te brengen bij een payrollorganisatie is om mensen zelf te verlonen. Het is wel een verschil in werkwijze! Een payrollbedrijf neemt jouw personeel op papier in dienst en wordt hiermee juridisch werkgever. Bij het uitbesteden van de salarisadministratie is jouw personeel juridisch gezien gewoon bij jou in dienst. Dit is meteen het grootste verschil tussen payrolling en het uitbesteden van je salarisadministratie. Doordat het juridisch werkgeverschap bij de payrollorganisatie wordt ondergebracht loop je als ondernemer direct veel minder risico. Fiscale boetes in verband met te late loonaangifte, te late aanzegging van de arbeidsovereenkomst, juridische onjuistheden in de arbeidsovereenkomst, opvolging van de Wet Verbetering Poortwachter: al deze risico’s liggen bij ons als payrollbureau. En dat geeft rust voor veel ondernemers.”

“Doordat het juridisch werkgeverschap bij de payrollorganisatie wordt ondergebracht loop je als ondernemer direct veel minder risico.”

Waarom zouden ondernemers moeten kiezen voor een samenwerking Mettom?

“Bij Mettom geloven we in lokale betrokkenheid en langdurige relaties. Waar mogelijk delen we kennis, sparren we met jou als ondernemer over diverse vraagstukken en linken we mensen in ons netwerk waar mogelijk. Dit was de reden voor mij om bij Mettom te gaan werken. Mijn collega’s en ik creëren verbondenheid en een samenwerking die verder gaat dan enkel onze payrolldiensverlening. Dat maakt het samenwerken met Mettom uniek.

Wil je meer weten over onze dienstverlening en onze persoonlijke aanpak? Het begint met een kennismaking onder het genot van een kop koffie of thee!”

Altijd op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks onze updates, whitepapers en uitnodigingen voor events.

Ik wil graag een
belafspraak inplannen.

Wil je meer weten over onze payrolldienstverlening en kennismaken met ons? Plan dan een belafspraak in met één van onze payrolladviseurs en je wordt op een door jou gekozen datum en tijdstip gebeld.