Het functioneringsgesprek is een gesprek tussen jou en je medewerker dat je in ieder geval één keer per jaar houdt. Er zijn talloze blogs over hoe je je als medewerker voor zou moeten bereiden op zo’n gesprek. Als je een jonge ondernemer bent is het misschien ook voor jou als werkgever lastig om een functioneringsgesprek te voeren. We nemen je daarom graag mee in de voorbereiding van een functioneringsgesprek. Meer weten over alles wat te maken heeft met goed werkgeverschap?
Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen jou als werkgever of leidinggevende en je medewerker. Tijdens dit gesprek bespreek je, hoe kan het ook anders, het functioneren van je medewerker. Een functioneringsgesprek gaat meestal over de volgende onderwerpen:
Een functioneringsgesprek is een écht gesprek. Het is niet zo dat jij als leidinggevende continu aan het woord bent om je medewerker te beoordelen (dit doe je wel in een beoordelingsgesprek), maar je gaat de dialoog aan om te kijken wat er goed gaat en wat er beter kan. Uit een functioneringsgesprek kunnen jullie als het goed is allebei iets leren!
Het voeren van een functioneringsgesprek is niet verplicht, er is geen wetgeving rondom het houden van functioneringsgesprekken. Toch hoort het voeren van een functioneringsgesprek volgens ons bij professioneel en goed werkgeverschap. Door elkaar feedback te geven kun je op een constructieve manier werken aan het functioneren van jouw medewerker maar ook aan het functioneren van jouzelf als leidinggevende. Is er een cao van toepassing op jouw bedrijf? Dan zou het kunnen dat er wel een verplichting is vastgelegd.
Wanneer je het gevoel hebt dat jouw medewerker niet goed functioneert, kunnen functioneringsgesprekken ervoor zorgen dat jouw medewerker uiteindelijk beter gaat functioneren. Binnen dit soort gesprekken kunnen jullie namelijk samen kijken op welke manier jouw medewerker beter kan werken. Misschien is je medewerker bijvoorbeeld niet helemaal happy met de werkplek of heeft hij het gevoel stil te staan in zijn ontwikkeling. Met dit soort punten kun je concreet iets doen. Aan de andere kant kun je met functioneringsgesprekken eventueel een dossier opbouwen als bewijs dat jouw medewerker niet goed functioneert. Zorg ervoor dat er een veilige cultuur is binnen jouw bedrijf. Zo durft jouw medewerker te delen wat er speelt in zijn leven. Op deze manier kan jij ook vrijer zijn in waar jij als leidinggevende mee zit.
Door op regelmatige basis functioneringsgesprekken te voeren ben je continu bezig met de ontwikkeling van je medewerker. Je stelt doelen en maakt concreet wat je van elkaar verwacht. Op deze manier merk je waarschijnlijk dat je de samenwerking tussen jou en je medewerker uiteindelijk beter wordt.
Het functioneringsgesprek is voor zowel jouw medewerker als voor jou, als beginnende werkgever, misschien spannend. Probeer voor jezelf en voor jouw medewerker deze spanning weg te nemen door je goed voor te bereiden op het functioneringsgesprek. Je kunt in de voorbereiding op het gesprek denken aan de volgende zaken.
Zorg ervoor dat je voor al jouw medewerkers voldoende tijd inruimt om het functioneringsgesprek voor te bereiden, te voeren én plan tijd om zaken te verwerken na het gesprek. De ervaring leert dat een functioneringsgesprek meer tijd kost dan veel ondernemers denken. Het is echter wel heel belangrijk! Zorg er dus voor dat je de tijd neemt.
Bekijk wat er in het vorige functioneringsgesprek is besproken. Hebben jullie toen samen doelen bepaald? Had jij feedback op bepaalde vaardigheden van je medewerker? Of had hij misschien feedback voor jou? Gebruik de uitkomsten van het vorige functioneringsgesprek om terug te blikken en vooruit te kijken. Zo ga je constructief aan de slag met het functioneren van je medewerker én je eigen functioneren als leidinggevende.
Maak voor jezelf een agenda voor het functioneringsgesprek. Bedenk wat je met je medewerker wilt bespreken en som dit op in deze agenda. Probeer per punt alvast te omschrijven wat je hierover kwijt wilt. In de agenda kun je bovenstaande onderwerpen opnoemen.
Vraag ook aan je medewerker om na te denken over wat hij wil bespreken. Je zou ervoor kunnen kiezen om jouw agendapunten naar je medewerker te sturen zodat hij een complete agenda kan maken. Zo heb je meteen een complete agenda met punten die je wilt bespreken.
Wanneer je jouw agenda deelt met je medewerker weet hij ook meteen waar jij het over wil hebben tijdens het functioneringsgesprek. Door transparant te zijn kan jouw medewerker zich ook goed voorbereiden op het gesprek en komt hij niet voor verrassingen te staan. Zorg er vervolgens ook voor dat jij inzage hebt in wat jouw medewerker met jou wil bespreken. Zo kun jij je ook voorbereiden op de gesprekspunten die je medewerker heeft ingediend.
Het voeren van een functioneringsgesprek ziet er eigenlijk voor iedere ondernemer ongeveer hetzelfde uit. Uiteraard kun je afwijken van onderstaande opbouw maar neem de volgende onderdelen in ieder geval op in het formulier voor het voeren van een functioneringsgesprek.
Je bespreekt hierin de agenda en wat de verwachtingen en onderwerpen zijn van het gesprek. Vraag ook aan jouw medewerker wat zijn verwachtingen zijn.
Bespreek wat jullie in het vorige functioneringsgesprek hebben afgesproken. Evalueer doelstellingen. Wanneer jouw medewerker zijn doelen heeft behaald kun je hem complimenteren. Dit biedt een mooie kans om nieuwe, ambitieuzere doelen te stellen. Is het niet helemaal gegaan zoals gehoopt? Geen nood! Probeer erachter te komen hoe dit kan en bespreek hoe jullie deze doelen in de komende periode wel willen halen.
Samen met je medewerker bespreek je de gesprekspunten die hij op de agenda heeft gezet. Wellicht komt jouw medewerker ook met feedback op jou. Neem dit mee in je ontwikkeling als leidinggevende.
Met je medewerker bespreek je wat goed gaat en geef complimenten. Bespreek daarnaast wat eventueel nog beter kan. Samen kun je een plan maken om het functioneren van je medewerker te verbeteren.
Maak afspraken voor de komende periode. Wat ga jij doen om het als leidinggevende nóg beter te doen? En wat gaat jouw medewerker doen? Welke doelen stellen jullie samen? En hoe kun je jouw medewerker helpen om zich te ontwikkelen? Leg dit vast in een gespreksverslag en neem dit op in het dossier van je medewerker. Zo kun je hier in het volgende functioneringsgesprek weer op terugkomen. Bij Mettom maken we concrete doelen. Als iemand nog moet doorgroeien op bijvoorbeeld salesgebied, bekijken we welke training in onze Mettom Academy daarbij past en hangen we hier een doel aan.
Volgens ons is een functioneringsgesprek op regelmatige basis een belangrijk onderdeel van professioneel werkgeverschap. Neem hier dus de tijd voor en plan dit regelmatig in met je personeel. Hoe staan jouw personeelszaken ervoor? Denk jij dat je alles op de rit hebt? Of kun jij nog wel wat leren, bijvoorbeeld met een payrolling constructie? Doe onze Mettom Quickscan en ontdek het!