Efficiënter werken: 10 tips die jou gaan helpen.

Geen dag is hetzelfde. Soms lijkt het wel of alles en iedereen aandacht vraagt en lijkt efficiënt werken onmogelijk. Hoe houd jij overzicht op de grote lijnen, weet je of alles goed loopt én kom je toe aan je eigen acties en afspraken? Naarmate je bedrijf groeit verandert ook je manier van werken, krijg je er verantwoordelijkheden bij en moet je zaken overdragen of loslaten. We helpen je graag met efficiënter werken met onze nieuwe groeitips! Zo wordt jouw hoofd leger en houd je de regie over de groei van je bedrijf.

1. Maak een overzicht van je hoofdaandachtsgebieden
2. Bepaal wat je dit jaar wilt bereiken
3. Houd aandacht voor je doelen en stuur bij
4. Maak en archiveer afspraken
5. Bundel taken in een dagstart
6. Kies je beste plek
7. Laat je dag niet leiden door e-mail
8. Gebruik je hoofd om te denken en het systeem om te onthouden
9. Plan routinetaken
10. Plan om te plannen

Efficiënter werken: aandachtsgebieden en doelen

1. Maak een overzicht van je hoofdaandachtsgebieden

Je hebt al snel 7 tot 9 ballen in de lucht te houden. In drukkere tijden gaat de klant altijd voor en dreigen andere ballen even iets te stuiteren. Soms een goede keuze, maar als het te lang blijft liggen gaat het knellen. Maak daarom eens een overzicht van je 7 tot 9 hoofdaandachtsgebieden en inventariseer hoeveel tijd je er per week of maand aan besteedt. Wat zou je willen veranderen zodat je efficiënter kunt werken? Denk bijvoorbeeld aan taken beter verdelen in je team, uitbesteden, een nieuwe senior medewerker aannemen of juist ruimte maken bij goede krachten door inzet van stagiair(e)s. Door overzicht zul je zien dat je efficiënter kunt werken.

2. Bepaal wat je dit jaar wilt bereiken voor efficiënter werken

Waarschijnlijk heb je aan het begin van dit jaar al je doelen bepaald, maar heb je dit niet gedaan bekijk dan wat je dit jaar of komend jaar wilt bereiken. Er zijn vast goede mensen in je bedrijf die graag meedenken en goede ideeën en inzichten hebben. Plan daarom een ‘heidag’ op een andere locatie en werk samen aan je bedrijf. Door je medewerkers vroeg mee te nemen in de ontwikkelingen zijn zij ook gemotiveerder om in je bedrijf te werken.

3. Houd aandacht voor je doelen en stuur bij

Niets is leuker dan een feestje vieren omdat je de doelen haalt. Daarvoor moet je wel de aandacht houden op deze doelen en bijsturen. Maak je strategische planning concreet in projecten, extra aandachtsgebieden voor mensen in je team, werkgroepen, acties etc. Verdeel deze in de tijd zodat je per kwartaal met elkaar kunt kijken waar je staat en wat je volgende stap wordt. Door steeds bezig te zijn met je planning werk je efficiënter omdat je doelgericht werkt.

Een feestje vieren omdat je de doelen haalt is trouwens heel belangrijk en succes vieren hoort echt bij goed werkgeverschap.

Lees meer over succes vieren in deze blog.

Afspraken en taken voor efficiënter werken

4. Maak en archiveer afspraken

Of je nu een CRM systeem hebt, alles in de mappen op je netwerk hebt staan of met Microsoft Teams werkt, je wilt elkaars informatie altijd terug kunnen vinden. Niets is zo storend dan collega’s iedere keer vragen waar ze iets kunnen vinden en klanten moeten laten wachten. Maak dus heldere afspraken wat je waar vastlegt en welke informatie van belang is. Doordat je sneller afspraken kunt vinden werk je efficiënter.

5. Bundel taken in een dagstart

Bundel het afstemmen van taken en verantwoordelijkheden in een dag- en/of weekstart: het voelt fijn om alles wat er in je opkomt gelijk te roepen. Dan is het uit je hoofd en kun je weer verder. Je haalt echter je collega’s uit hun flow. Als team bespaar je veel tijd door de informatie en afstemming te bundelen. Steek daarom iedere ochtend even een kwartiertje de koppen bij elkaar in een dagstart. Waar ben je tegenaan gelopen, wat speelt er vandaag, wie heeft welke hulp nodig, wie pakt wat op? Als er weinig te bespreken is kun je het ook omzetten naar een halfuurtje per week. Zo daag je mensen ook uit om vooruit te kijken.

Efficiënt werken: afleiding ligt op de loer

6. Kies je beste plek

Voor een aantal zaken is het fijn als je tussen de mensen zit. Zo zie en hoor je waar het goed gaat en waar de knelpunten zitten. Maar heb je juist klussen die je concentratie vergen dan werkt het verstorend. Wil je niet meer iedere avond thuis dat soort zaken doen, ga dan op de dag een paar uurtjes op een andere plek werken. Zo blijf je in de flow.

7. Laat je dag niet leiden door e-mail

Je mailbox is vaak het eerste dat je ziet als je Outlook opstart. Daarnaast zie je de mail vaak ook op je telefoon en heb je verschillende social media triggers. Bundel het behandelen van je informatiestroom naar 2 tot 3 keer per dag. Zo heb je vaak binnen 3 uur gereageerd en houd je blokken van 2 tot 3 uur over om aan grotere taken te werken. Vind je het lastig om je mail en social media te negeren? Zet dan de meldingen en pop-ups uit en laat Outlook opstarten in je agenda. Dan zie je in ieder geval als eerste wat je op je planning had staan.

8. Gebruik je hoofd om te denken en het systeem om te onthouden

Niet alles wat er binnenkomt hoef je gelijk op te lossen. Zet je acties in een takenlijst (bijvoorbeeld Outlook, Microsoft Planner, Evernote) in volgorde van tijd. Dan vertroebelt je beeld niet met zaken die pas in de loop van volgende week of maand gaan spelen en hoef je het niet constant te onthouden. Dit geeft rust en zorgt ervoor dat je efficiënter kunt werken aan waar je mee bezig zou moeten zijn. 

Efficiënter werken door een goede planning

9. Plan routinetaken

Maak een routine van belangrijke acties en plan deze in je agenda. Door deze op logische dagen of momenten in te plannen weet je hoeveel tijd je over hebt voor andere zaken die nog binnen komen. Denk aan maandelijks boekhouding, periodieke gesprekken met medewerkers, dagelijks mail bijwerken, bestellingen, relatieonderhoud, marketing- en acquisitie acties, netwerk etc. Door deze taken vast te zetten in je planning kun je slim omgaan met de rest van je tijd.

10. Plan om te plannen

Hoe goed je ook gepland hebt, er zijn altijd ontwikkelingen of ad hoc zaken waar je op in moet spelen. Plan tijd in om ad hoc zaken op te pakken (ongeveer 1/3 van je agenda) of te schuiven met een aantal zaken die lagere prioriteit hebben. Kijk wekelijks 4 weken vooruit in je agenda om dubbele afspraken eruit te halen, tijd te plannen voor voorbereiding en uitwerking van overleggen, in te spelen op ontwikkelingen die er zijn etc. Dit is gelijk een goed moment om te kijken of je wel alles zelf moet doen, of iets kunt overdragen aan die kanjers in je team!

Ga aan de slag met efficiënter werken!

Met bovenstaande tips kun je een slag maken in slim werken. Afleiding ligt altijd op de loer dus wees je daarvan ook bewust. Wil jij maandelijks tips ontvangen om efficiënter te werken? Jolanda van Aware Consultancy & Coaching deelt iedere maand tips om slimmer te werken in haar nieuwsbrief.