Personeelsdossier, wat is dat?

Personeelsdossier, wat staat er in?

Als bedrijf ben je verplicht om je personeelsadministratie bij te houden. Hiervoor kun je een personeelsdossier gebruiken. In dit dossier bundel je de gegevens van je medewerker. Vanaf het moment dat de medewerker in dienst treedt is het belangrijk om het personeelsdossier bij te houden. Tegenwoordig is het gebruikelijk om het dossier digitaal bij te houden. Je werkt dan dus met een digitaal personeelsdossier.

Checklist personeelsdossier

Om een volledig personeelsdossier op te bouwen zijn er verschillende gegevens die van belang zijn en wettelijk verplicht zijn:

• Het is belangrijk om de juiste NAW-gegevens, IBAN-nummer en geboortedatum van de medewerker in het personeelsdossier op te slaan.
• Als werkgever ben je volgens de Wet Identificatieplicht verplicht om je medewerker te identificeren aan de hand van een paspoort of ID kaart en een kopie hiervan in het dossier te bewaren.
• De getekende arbeidsovereenkomst met bijbehorende arbeidsvoorwaarden, zoals pensioen en de hoogte van het salaris neem je ook op in het personeelsdossier. Het vastleggen van eventuele addenda doe je ook in het dossier van de medewerker.  
• De functie van de medewerker neem je op in het dossier.
• Het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker zijn belangrijke ontwikkelingen om vast te leggen in het dossier. Je kunt dit doen door bijvoorbeeld het functioneringsformulier steeds op te slaan in het dossier.
• Eventuele waarschuwingen en klachten leg je vast in het dossier.
• In het personeelsdossier leg je alle verlofaanvragen vast.
• In sommige beroepen is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) verplicht. Deze dient in dat geval ook in het dossier te staan.

De informatie in het personeelsdossier mag je slechts voor een bepaalde tijd bewaren. Voor de algemene gegevens geldt een bewaartermijn van 2 jaar nadat de medewerker uit dienst is. Voor de overige gegevens, denk hierbij aan de salarisadministratie, geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Een kopie van het identificatiebewijs en de loonbelastingverklaring mag je 5 jaar bewaren.

Wat mag er niet in een personeelsdossier staan?

In het personeelsdossier mag je niet alle informatie van je medewerker opnemen. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die niet noodzakelijk zijn om invulling aan de arbeidsovereenkomst te geven. Denk hierbij aan de volgende gegevens:

• De godsdienst of levensovertuiging
• De gegevens op medisch gebied
• De seksuele geaardheid
• De politieke voorkeur

Meer weten over personeel aannemen?

Blog: onboardingsproces

Lees in deze blog 3 onmisbare stappen voor de onboarding van je nieuwe medewerker.

Checklist: personeel aannemen

Waar moet je op letten bij het aannemen van personeel? Download hier de checklist.

Download checklist