Loonadministratie uitbesteden: voordelen en nadelen

Eén van de zaken die je moet regelen bij het aannemen van personeel is een loonadministratie. Zodra je één of meer medewerkers hebt, ben je verplicht een loonadministratie bij te houden. Maar wat is een loonadministratie? En kun je dit beter zelf doen óf moet je de loonadministratie juist uitbesteden? In deze blog gaan we dieper in op de belangrijkste voor- en nadelen voor de loonadministratie uitbesteden.

Meteen meer weten over personeelszaken uitbesteden?

Wat is een loonadministratie?

In een loonadministratie houd je alle gegevens over jouw personeel en de loonbetalingen bij. Denk hierbij aan de loonstaat, de loonstroken en de jaaropgave. Je kunt dit op verschillende manieren doen. Je kunt er uiteraard voor kiezen om de salarisadministratie zelf bij te houden, maar je kunt het ook uitbesteden aan een loonadministratiekantoor of aan een payrollbedrijf.

Zelf de loonadministratie doen is best ingewikkeld als je er geen verstand van hebt en daarnaast ook tijdrovend. Tijd die je als ondernemer vaak beter kunt besteden aan je eigen core business. Daar krijg je waarschijnlijk ook veel meer energie van dan van de salarisadministratie. Er zijn dus genoeg redenen om het uit te besteden. Doe je dit aan een loonadministratiekantoor of aan een payrollbedrijf? Payrolling is een uitgebreidere service dan loonadministratie. Bij payroll wordt namelijk al het werk omtrent personeelszaken uit handen genomen terwijl een loonadministratiekantoor uitsluitend voor de salarisadministratie zorgt.

Wil je weten hoeveel het uitbesteden van je loonadministratie via payrolling jou zou kosten? Bereken het met onze payroll calculator.

Waarom loonadministratie uitbesteden

Het bijhouden van de loonadministratie kan voor jou als ondernemer een tijdrovende en complexe taak zijn. De loonadministratie gaat namelijk niet alleen over het berekenen en uitbetalen van salarissen, maar ook over loonheffingen, pensioenbijdragen en het aanbieden van andere arbeidsvoorwaarden. Als je als ondernemer de loonadministratie zelf doet, gaat dit ten koste van je kostbare tijd en energie die je zou kunnen stoppen in de groei van jouw bedrijf. Bovendien is de kans op fouten in de loonadministratie groter als je niet over de juiste kennis en ervaring beschikt. Door de loonadministratie uit te besteden aan een professional, kun je erop vertrouwen dat de salarissen en loonheffingen op de juiste manier worden berekend. Dit bespaart je niet alleen veel tijd en energie maar het zorgt er ook voor dat jij je als ondernemer kunt focussen op de groei en ontwikkeling van je bedrijf.

 

Wat is payroll?

Maar wat is payroll nou eigenlijk precies? Payroll heeft alles te maken met het werkgeverschap. Wanneer je een medewerker of al een wat groter personeelsbestand hebt kun je deze medewerker(s) ‘op de payroll zetten’. Dit betekent dat jouw personeel op papier in dienst komt bij het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf wordt dus juridisch werkgever van jouw personeel maar de betreffende medewerkers blijven altijd uitsluitend bij jouw bedrijf werkzaam. Je personeel kan dus niet gaan werken bij een ander bedrijf. Je werft je eigen medewerkers maar je personeel komt juridisch gezien dus bij het payrollbedrijf in dienst. Dit betekent dat het bedrijf voor jou de arbeidsovereenkomsten en salarisstroken maakt, de salarisuitbetaling voor zijn rekening neemt en het risico loopt bij ziekte. Alle administratieve rompslomp die komt kijken bij het werkgeverschap geef je dus eigenlijk uit handen als je werkt met een payroll constructie.

Een payroller houdt zich bezig met twee groepen: de klanten (opdrachtgevers) en medewerkers. Voor klanten en medewerkers doet een payroll bedrijf onder andere het volgende:

• Arbeidscontracten opmaken en salarisstroken maken die juridisch helemaal in orde zijn.
• Juridisch- en HR-advies zowel aan de klantenkant als aan de medewerkerskant.
• Zorgen voor een adequate pensioenvoorziening voor het personeel zodat je als bedrijf een goede werkgever wordt.
• Deskundige begeleiding bieden als het gaat om ziekte en verzuim.

Met payroll weet je dus zeker dat je loonadministratie helemaal in orde is. Meer weten over payroll?

Download ons e-book [gratis download]

 

De belangrijkste voordelen van loonadministratie uitbesteden

De loonadministratie uitbesteden heeft een aantal voordelen voor een ondernemer ten opzichte van loonadministratie zelf doen. Zeker voor de kleinere ondernemers zonder HR-afdeling is uitbesteding een goede oplossing. De belangrijkste voordelen zijn:

• Loonadministratie vereist veel kennis
• Loonadministratie is tijdrovend
• Wet- en regelgeving rondom loonadministratie is ingewikkeld en moeilijk bij te houden
• Geen zorgen over de loonadministratie

De loonadministratie zelf doen vereist kennis. Kennis die je niet altijd in huis hebt. En dat brengt ons eigenlijk meteen bij de volgende twee voordelen. Wanneer je de loonadministratie niet meer zelf hoeft te doen, scheelt dat je veel tijd. De salarisadministratie is een maandelijks terugkerende taak die stiekem meer tijd kost dan je zou denken. Daarnaast verandert de wet- en regelgeving continu. Het is voor een ondernemer niet altijd eenvoudig om altijd op de hoogte te blijven van alles wat er speelt. Misschien loop je dus wel subsidies mis of krijg je juist een boete, omdat je in de loonadministratie fouten hebt gemaakt. Wanneer je dit zou uitbesteden, maak je waarschijnlijk geen fouten en mocht dit toch het geval zijn dan is de boete niet voor jouw rekening.

Het allerbelangrijkste voordeel: je heb er geen omkijken meer naar. Geen zorgen over of alles is goed gegaan. Daar kun je met een goede partner op vertrouwen. Wil je nog meer risico’s uit handen laten nemen en zeker weten dat voor jouw personeel alles tot in de puntjes geregeld is? Overweeg dan om op payroll over te stappen. Wil je weten waar je op moet letten bij de selectie van een payrollbedrijf? Lees dan onze blog over dit onderwerp.

De belangrijkste nadelen van loonadministratie uitbesteden

Zonder twijfel kunnen we zeggen dat de loonadministratie uitbesteden veel voordelen voor een ondernemer heeft. Aan de andere kant heeft zoals een bekend gezegde luidt ‘elk voordeel zijn nadeel’. Het kost namelijk nog steeds elke maand geld in tegenstelling tot wanneer je alles zelf zou doen. In dat geval kost het je alleen jouw eigen uren. Grotere bedrijven hebben vaak ook iemand in dienst om de salarisadministratie zelf te doen. In dat geval is het onnodig om de loonadministratie uit te besteden.

Hoe meer medewerkers je in dienst hebt, hoe duurder de loonadministratie uitbesteden vaak wordt. Je betaalt namelijk per medewerker en niet een vast bedrag per maand. Ten slotte heb je ook wanneer je je loonadministratie uitbesteedt nog steeds werk aan je personeel. Het blijft namelijk belangrijk om de uren te checken of zelfs te accorderen. Het is ook een stukje controle die je uit handen geeft. Sommige ondernemers vinden het toch fijn om die controle zelf te houden.

De kosten van loonadministratie

Of je het nu zelf doet of uitbesteedt, de loonadministratie kost altijd geld. Als je ervoor kiest om het zelf te doen, heb je altijd een softwarepakket nodig om de loonadministratie te doen (en kennis over deze materie, natuurlijk). Dit is vaak een jaarlijkse kostenpost die je moet betalen. Ook kun je ervoor kiezen om de loonadministratie deels uit te besteden met een uitgebreider HR-pakket. Dit is meestal interessant voor grotere bedrijven en minder voor kleinere bedrijven. Kleinere bedrijven kiezen vaak voor het uitbesteden van hun loonadministratie bij de boekhouder. Je moet dan wel rekenen op kosten per salarisstrook én bijkomende kosten voor bijvoorbeeld het pensioen en een reservering voor vakantiegeld. Als je kiest voor payrolling ben je van al deze kosten af: je betaalt dan 1 factuur voor al je personeelskosten. Van het opmaken van een arbeidsovereenkomst tot het uitbetalen van het salaris en van het ziekterisico tot opleidingen voor personeel, alles is inbegrepen.

Loon administratie zelf doen: is het mogelijk?

Het zelf doen van je loon administratie is mogelijk, maar het is volgens ons echt specialistenwerk. Heb jij bijvoorbeeld verstand van loonstaten, het opmaken van loonstroken én wil je jouw tijd steken in een loonadministratieprogramma waarin je zelf alles moet doen? Om dit alles uit te zoeken heb je niet alleen veel tijd nodig maar ook kennis. En als je die niet hebt, loop je het risico dat je fouten maakt of de wet niet helemaal goed volgt. En dat risico op extra kosten wil je toch niet lopen? Als je de loonadministratie uitbesteedt met payrolling, word je zelf eigenlijk niet eens werkgever maar blijf je ondernemer. Jouw medewerker komt bij ons op contract te staan en jij bent de leidinggevende op de werkvloer en bepaalt de arbeidsvoorwaarden. Tegelijkertijd loop je geen risico als het gaat om het werkgeverschap én de loonadministratie is altijd perfect geregeld.

Onder aan de streep

We kunnen wel concluderen dat er van beide kanten iets te zeggen valt, maar zeker voor kleinere ondernemers is het uitbesteden van loonadministratie een logische en goede optie. Wil je nog meer weten over het uitbesteden van de salarisadministratie? Kijk dan ook eens op de site van AFAS.

Wil jij helemaal geen zorgen meer over je personeel? Overweeg dan de payroll constructie van Mettom!