Sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever: hoe zorg je voor een soepel gesprek?

Een sollicitatiegesprek is een van de belangrijkste onderdelen van het wervingsproces. Met een goede voorbereiding en originele vragen kom je er tijdens het sollicitatiegesprek achter of dit de topper is die jij zoekt voor de functie binnen je organisatie. Je kunt verder ingaan op zijn/haar cv en je kunt beter beoordelen of de motivatie en persoonlijkheid van deze kandidaat bij jouw organisatie past. Wij nemen je graag mee in het proces voor een soepel lopend sollicitatiegesprek!

Bepaal het sollicitatie traject

Het aannemen van een nieuwe medewerker doe je natuurlijk niet zomaar. Je wilt dat je nieuwe medewerker zich zo snel mogelijk welkom en thuis voelt, zodat hij/zij zin heeft om aan de slag te gaan. Om dit te realiseren, is het belangrijk om het sollicitatie traject duidelijk in kaart te brengen. Niet alleen voor de sollicitant is het fijn om te weten waar hij/zij aan toe is, maar ook voor jou als werkgever. Helemaal als je start met je eerste medewerker werven. Dit sollicitatie traject kun je namelijk altijd gebruiken en vooraf communiceren naar de sollicitant. Hoe gaat dit traject er dan uit zien? Waar moet je aan denken en welke opties zijn mogelijk?

• Denk na over het aantal gesprekken dat je wilt voeren met een kandidaat en wie hierbij aanwezig moeten zijn.
• Moet de kandidaat na de gesprekken een casus maken?
• Hoelang mag het sollicitatie traject maximaal duren volgens jou?

Verdiep je in de sollicitant

Niet alleen voor de sollicitant is het belangrijk om zich te verdiepen in de organisatie, maar ook voor jou als werkgever is het van belang om te weten met wie je in gesprek bent of gaat. Check voorafgaand aan het gesprek goed het cv van de kandidaat en ga hier in het sollicitatiegesprek dieper op in. Vragen voorbereiden voor het sollicitatiegesprek kan fijn zijn, zodat je zeker niets vergeet. Waarom is hij/zij bijvoorbeeld in het verleden gestopt bij zijn/haar baan? Wat zijn de verwachtingen bij een nieuwe uitdaging?

Vergeet ook niet op persoonlijk vlak meer te weten te komen. Dit is een blijk van interesse en dit schetst ook een beter beeld van de sollicitant. Dit soort zaken worden namelijk niet vermeld in het cv en de motivatiebrief, maar zéker niet geheel onbelangrijk om te weten.

Bepaal welke informatie je te weten wilt komen

Je wilt natuurlijk de perfecte kandidaat vinden voor het vervullen van de openstaande vacature, maar wat zijn dan zaken die je écht wilt weten om te achterhalen of deze kandidaat geschikt is? Bepalen welke informatie noodzakelijk is om te weten van een potentiële nieuwe medewerker is een belangrijke taak als voorbereiding op een sollicitatiegesprek. Door dit voor te bereiden weet je zeker dat je erachter komt of de sollicitant de kwaliteiten bezit die jouw nieuwe medewerker moet hebben.

Voorbeelden van veelgestelde vragen tijdens sollicitatiegesprekken

Om je op wat ideeën te brengen, nemen we je graag mee in de veelgestelde vragen tijdens een sollicitatiegesprek. Deze vragen kun je uiteraard gebruiken, maar probeer ook zeker aan originele vragen te denken die refereren naar jouw organisatie en collega’s!

• Wat spreekt jou aan in deze functie?
• Wat zijn je sterke punten?
• Wat zijn jouw valkuilen?
• Waarom zouden we jou moeten aannemen?

Welke interviewtechnieken zijn er?

Om zo veel mogelijk te weten te komen over de sollicitant en om diegene ook de kans te geven om jou en de organisatie beter te leren kennen, zijn er een aantal interviewtechnieken die je toe kunt passen.

Het 4A-model

Start de beginfase van het gesprek altijd vriendelijk en niet meteen straight to the point. Hiermee zorg je voor een ontspannen sfeer. Begin wat te vertellen over jezelf en/of over de organisatie. Dan is het ijs gebroken en heb je meteen een bruggetje gemaakt naar de volgende stap.

In de tweede fase van het gesprek kun je de kandidaat echt leren kennen. Stel veel open vragen en gebruik daarvoor andere interviewtechnieken zoals STARR en LSD. De sollicitant voelt zich gehoord en jij krijgt als werkgever een goed beeld van de kandidaat.

Als het goed is heb je nu een goed beeld van de kandidaat. Dit is het moment dat je bespreekt wat de vervolgfase is. Bied je de sollicitant de baan aan of komt er nog een tweede of derde gesprek? Het is belangrijk dat het duidelijk is wat de vervolgstappen zijn, zodat de sollicitant weet waar hij of zij aan toe is.

Rond daarna het gesprek af en maak concrete afspraken. Wanneer zien jullie elkaar weer of wanneer neem je contact op? Vergeet de kandidaat natuurlijk niet te bedanken voor zijn/haar tijd!

De STARR-methode

Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie, dat is waar de STARR-methode voor staat.

Stap 1: Bepaal de competenties van de functie
Bij het opstellen van de vacature heb je als het goed is de kerncompetenties bepaald. Vraag bij ieder sollicitatiegesprek dezelfde competenties uit, zodat je alle kandidaten goed met elkaar kunt vergelijken.

Stap 2: Stel vragen die bij de competenties aansluiten
Check nog even het cv van de sollicitant en stel passende vragen op. Schets situaties waarbij de competenties naar voren kunnen komen en vraag hiernaar tijdens het gesprek. Het is belangrijk om door te vragen om steeds meer te weten te komen. ‘Waar blijkt dit uit?’ is er zo een waarbij meteen een voorbeeldsituatie geschetst wordt.

Stap 3: Het sollicitatiegesprek
Alle vragen voor het sollicitatiegesprek zijn nu voorbereid. Tijd voor het echte werk dus. Bouw het gesprek op volgens het 4A-model, combineer het met deze en de LSD-methode en let’s go!

Stap 4: Beoordeel de antwoorden
Sluiten de antwoorden van de sollicitant aan op de vooraf beschreven competenties? Past de persoonlijkheid bij de organisatie? Allemaal vragen die je jezelf kan stellen om te beslissen of dit de goede kandidaat is die jouw organisatie zoekt.

De LSD-methode

Deze gesprekstechniek staat voor Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Op deze manier ga je precies begrijpen wat de sollicitant bedoelt en leid je het gesprek in goede banen.

Luisteren
Aandachtig luisteren zorgt ervoor dat de sollicitant zich gewaardeerd voelt en hierdoor ook bereid is om meer te vertellen tijdens het gesprek. Wanneer kun je zeggen dat je goed hebt geluisterd? Als je kunt navertellen wat iemand heeft gezegd, dan kun je wel stellen dat je het goed hebt gedaan. Deze zaken helpen je hierbij:

• Maak oogcontact
• Benader de sollicitant altijd positief
• Ga zonder oordeel het gesprek in

Samenvatten
Door samen te vatten laat je blijken dat je goed hebt geluisterd en kun je bij de sollicitant checken of je alles goed hebt begrepen. Dit motiveert de sollicitant om nog wat meer informatie te geven. 

Doorvragen
Je laat de sollicitant zien dat je oprecht nieuwsgierig bent als je goede vragen stelt. Met open vragen vul je zelf niks in voor de sollicitant en geef je diegene de kans om uit zichzelf meer te vertellen. Hierdoor kom je vaak nóg meer details te weten.

Een semigestructureerd interview

Bij een sollicitatiegesprek wil je van beide kanten meer informatie van elkaar en de organisatie vergaren. Open vragen zijn hierbij heel belangrijk. Als werkgever leid je het gesprek en hier heb je vooraf ook vragen voor voorbereid. Deze vragen zijn puur als leidraad en hoeven niet in een bepaalde volgorde gesteld te worden. Deze interviewtechniek zorgt ervoor dat je kwalitatieve informatie verzamelt en minder stress ervaart.

Tips om een sollicitatiegesprek soepel te laten verlopen

Wanneer sollicitatiegesprekken plaats gaan vinden, wil je dat deze gesprekken soepel verlopen maar ook effectief zijn. Een goede voorbereiding is het halve werk! Onze checklist helpt je daarbij.

Checklist voor het perfecte sollicitatiegesprek

Je weet natuurlijk nooit precies hoe een sollicitatiegesprek verloopt, maar je kunt voor jezelf wel een checklist bijhouden als richtlijn voor het gesprek.

Bereid je ten eerste goed voor op de gesprekken. Bepaal alvast welke vragen je wilt stellen en bereid je dan ook voor op de vragen die je van de sollicitant verwacht.

Je wilt er natuurlijk zeker van zijn dat je de juiste keuze maakt uit de sollicitanten. Het is daarom belangrijk dat je een goede structuur aanhoudt voor de gesprekken, zodat de sollicitant een professionele indruk krijgt. Je kunt deze structuur aanhouden:

• Informele kennismaking
• Kennismaking met organisatie: missie, visie en functie
• Stel je vooraf opgestelde vragen aan de sollicitant
• Stel open vragen
• Uitleg over het vervolg

Met een goede structuur laat je niet alleen een professionele indruk achter, maar zo kom je van alle sollicitanten ongeveer hetzelfde te weten waardoor je ze makkelijker met elkaar kunt vergelijken.

Hulp nodig bij het voorbereiden en uitvoeren van sollicitatiegesprekken?

Er komt veel kijken bij het aannemen van nieuwe medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan de administratie die je bij moet houden. Maar ook vóór dat deze medewerker bij je in dienst is, moet je ervoor zorgen dat alles goed geregeld is. Een sollicitatieprocedure is daarom niet alleen spannend voor de sollicitant, maar ook voor jou als werkgever!