Vakantiegeld uitbetalen: hoeveel vakantietoeslag en wanneer moet dit betaald worden?

Een jaarlijks terugkerend moment waar je als werkgever misschien niet altijd bij stilstaat: vakantiegeld uitbetalen. Het uitbetalen van vakantietoeslag is verplicht en iedereen die in Nederland woont en in loondienst werkt, heeft recht op vakantiegeld. In deze blog vertellen we je meer over het uitbetalen van vakantiegeld en wat hier de mogelijkheden in zijn.

 

De regels rondom vakantiegeld

Als werkgever ben je verplicht om vakantiegeld uit te betalen aan je medewerker. Je kunt er dus niet voor kiezen om het niet te doen. Je dient je bij het vakantiegeld in ieder geval aan de volgende regels te houden (per cao kunnen deze regels anders zijn, kijk dus als voor jouw bedrijf een cao geldt wat de regels dan zijn):

• Wettelijk is vastgelegd dat het vakantiegeld minimaal 8% van het bruto jaarsalaris bedraagt. Is er voor jouw bedrijf een cao van toepassing? Dan kan het zijn dat het meer is dan 8%.
• Het bruto jaarsalaris waarover het vakantiegeld wordt berekend, gaat over de periode van 1 juni tot en met 31 mei.
• Het vakantiegeld betaal je uit in de maand mei. Mocht je dit anders willen zou je hierover schriftelijke afspraken kunnen maken met je medewerker.
• Gaat jouw medewerker uit dienst? Dan heeft je medewerker recht op het vakantiegeld tot op dat moment. Dit bedrag aan vakantiegeld betaal je uit bij zijn laatste salaris.
• Verdient jouw medewerker meer dan drie keer het minimumloon? Dan mag je afspreken dat je alleen het vakantiegeld berekent over het bedrag tot die drie keer.
• Je kunt het uitbetalen van het vakantiegeld niet zomaar uitstellen. Heb jij betalingsproblemen of zijn er andere redenen dat je het vakantiegeld niet kunt uitbetalen? Dan zou je schriftelijk met je medewerker overeen kunnen komen dat je de vakantietoeslag op een later moment uitbetaalt. Jouw medewerker moet het hier wel zelf mee eens zijn!
• Heb je een zieke medewerker in dienst? Ook hij heeft recht op vakantiegeld. Je bent namelijk verplicht om jouw medewerker twee jaar lang het loon door te betalen. Zolang jij het loon moet doorbetalen, bouwt de medewerker vakantiegeld op.

Hoeveel vakantiegeld moet ik uitbetalen?

Vakantiegeld wordt over het verdiende jaarloon berekend. De hoogte van het vakantiegeld is minimaal 8% van het bruto jaarsalaris. Het kan zijn dat er in een cao staat dat een medewerker geen recht heeft op vakantiegeld, maar dan moet je wel minimaal 108% van het minimumloon uitbetalen. Door het maandsalaris met 12 te vermenigvuldigen en dit weer te vermenigvuldigen met 0,08 bereken je het vakantiegeld. Een voorbeeld bij een bruto maandsalaris van €2.000,- ziet er als volgt uit: €2.000,- x 12 x 0,08 = €1.920,- aan vakantiegeld. Let op: het vakantiegeld bereken je over de periode 1 juni t/m 31 mei. Is jouw medewerker korter dan 12 maanden in dienst? Dan wordt het vakantiegeld naar rato berekend. Wil je het vakantiegeld vaker dan eens per jaar, bijvoorbeeld maandelijks uitbetalen? Dan moet je hierover afspraken maken in de arbeidsovereenkomst van je medewerker.

Wanneer moet vakantiegeld uitbetaald worden?

Het vakantiegeld uitbetalen doe je in principe in mei en deze uitbetaling brengt hogere kosten met zich mee in de maanden mei en juni. In mei betaal je het loon van de maand mei uit plus het netto vakantiegeld, in juni betaal je de normale loonheffing over de maand mei én de loonheffing over het vakantiegeld. Dit kan dus een extra hobbel zijn voor jou als werkgever. Omdat het uitbetalen van vakantietoeslag verplicht is, kom je er dus niet onderuit om deze hobbel keer op keer te nemen.

Het is slim om iedere maand en voor iedere medewerker een reservering te maken voor de vakantietoeslag en dit geld ook echt apart te zetten. Dan ben je voorbereid op de maanden mei en juni! Houd er daarnaast rekening mee dat je het vakantiegeld op tijd uitbetaalt aan je medewerker. Als je dit niet doet kun je namelijk een boete krijgen die kan oplopen tot 50% van het verschuldigde loon.

Kan je vakantiegeld maandelijks uitbetalen?

Wil je het vakantiegeld vaker dan één keer per jaar in delen uitbetalen? Hier kun je als werkgever voor kiezen, maar dan moet je hier wel afspraken over maken in de arbeidsovereenkomst van je medewerker(s). Een andere voorwaarde is dat je het vakantiegeld apart op de loonstrook moet zetten. Ben je te laat met het betalen van het vakantiegeld? Dan loop je het risico op een boete van €2000 per medewerker. Bij payrolling vermijd je dit risico en wordt het vakantiegeld op het juiste moment uitbetaald aan je medewerkers.

Vakantiegeld eerder uitbetalen: kan dat?

Mochten je medewerkers eerder vakantiedagen opnemen, dan kun je afspreken om het vakantiegeld wat tot dan toe is opgebouwd (dus vanaf 1 juni) uit te betalen. Veel mensen kunnen namelijk wel een extra zakcentje gebruiken in de vakantieperiode. Het is dus mogelijk om het vakantiegeld op een ander moment uit te keren, maar dan is een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en medewerker noodzakelijk. Het vakantiegeld moet in ieder geval één keer per 12 maanden uitbetaald worden.

Moet er ook vakantiegeld betaald worden over een bonus?

Als werkgever betaal je in principe geen vakantiegeld over bonussen, een 13e maand of een winstuitkering. Je betaalt dus alleen vakantie geld over het vaste salaris dat jouw medewerker verdient. Mocht er een cao gelden voor jouw bedrijf dan kan het zijn dat er in de cao andere afspraken hierover zijn gemaakt. Een medewerker heeft trouwens wel recht op vakantiegeld als hij of zij ziek is.

 

Vakantiegeld uitbetalen bij ontslag

Belangrijk: als je medewerker om een bepaalde reden uit dienst gaat, moet je hem/haar het opgebouwde vakantiegeld meteen uitbetalen. Wij raden daarom aan om bij elke salarisuitbetaling 8% aan de kant te zetten. De uitbetaling van het vakantiegeld kan dan geen problemen opleveren mocht je medewerker vertrekken.

Vakantiegeld & payrolling: een oplossing?

Als je af wilt zijn van de hoge kosten en druk op je liquiditeiten in de maanden mei en juni in verband met de jaarlijkse betaling van het vakantiegeld, is payrolling een goede invulling van jouw personeels- en salarisadministratie. Bovendien zorg je er met payrolling voor dat je als professionele werkgever gezien wordt. Als je samenwerkt met een payrollbedrijf kun je jouw medewerkers waarschijnlijk meer bieden dan dat je zelf zou kunnen. Denk aan een goed pensioen, een opleidingsportaal en een WGA-aanvullingsverzekering!

Bij payrolling betaal je iedere maand één bedrag voor al jouw personeelskosten. En daar is vaak een reservering voor het vakantiegeld bij inbegrepen. Hierdoor kom je nooit voor onverwachte kosten te staan als het gaat om jouw personeel.

Kunnen wij jou helpen met jouw personeel? En wil jij af zijn van die hoge kosten die ieder jaar in mei en juni terugkomen?

Bereken jouw tarief