Stagiair aannemen: wat komt daarbij kijken?

Een stagiair aannemen: voor veel ondernemers is een stagiair een fijne bijkomstigheid in drukke tijden. Daarnaast is het voor jou als ondernemer een mooie kans om een veelbelovend talent de kans te geven om alles te leren over jouw passie. Een stagiair kan ervaring opdoen binnen jouw bedrijf. Een stagiair aannemen is interessant omdat het vaak een jong persoon is die jou nieuwe inzichten kan geven. Toch komt er ook veel bij kijken. We nemen je graag mee in de wereld van het aannemen van stagiair(e)s!

Nu geen tijd om de hele blog te lezen? Download dan gratis de whitepaper over stagiair aannemen!

 

Wat is een stagiaire of stagiair?

Als onderdeel van hun opleiding moeten studenten in de meeste gevallen meewerken binnen een bedrijf, onder begeleiding van een expert binnen de betreffende organisatie. Een student doet in dit geval een meewerkstage. Naast die meewerkstage kun je ook te maken krijgen met een afstudeerstage. Dit zijn studenten die in het laatste jaar van hun opleiding een vraagstuk dat te maken heeft met hun opleiding moeten oplossen binnen jouw bedrijf. Dit soort stagiairs werken meestal minder mee maar zijn over het algemeen bezig met hun onderzoek. Uit dit onderzoek vloeit eigenlijk altijd een advies voort waar jij als ondernemer weer iets mee kan om jouw onderneming te verbeteren.

Een stage duurt gemiddeld 4 maanden, maar er zijn ook stageperiodes van een paar weken tot een jaar. Dit is afhankelijk van het soort stage en de opleiding die de stagiair doet. Als je een bedrijf in de zakelijke dienstverlening hebt, zul je zien dat de stages meestal lopen van februari tot en met juni. Dit geldt in de meeste gevallen voor zowel meewerkstages als afstudeerstages. Een stage is gericht op nieuwe dingen leren. Een stagiair moet in de stageperiode zoveel mogelijk over het vak leren en meteen een blik kunnen werpen in de praktijk.

Stagiair aannemen: de voordelen

Hoewel er veel komt kijken bij het aannemen van een stagiair, heeft het aanbieden van een stage toch een aantal belangrijke voordelen voor jouw bedrijf. We sommen de belangrijkste voor je op!

• Stagiair(e)s zijn vaak jonge mensen die met een frisse blik een nieuwe kijk op jouw organisatie kunnen geven. Omdat zij helemaal fris en met de laatste kennis over hun vakgebied in je onderneming komen, hebben ze vaak vernieuwende ideeën voor jouw organisatie. En daar kan jij dan weer gebruik van maken!
• Stagiair(e)s zitten middenin hun studietijd. En die willen ze uiteraard vlekkeloos doorkomen. Daarom heb je, als je een goede stagiair aanneemt, vaak iemand in huis die super gemotiveerd is en wil laten zien wat hij waard is. Gemotiveerde mensen zorgen voor een groeiende onderneming!
• Heb jij een ingewikkeld vraagstuk of probleem binnen je organisatie dat je zelf niet kunt oplossen? Een afstudeer stagiair kan dan uitkomst bieden! Een afstudeerstagiaire gaat namelijk op zoek naar de kern van het probleem en komt met een advies voor jouw bedrijf om dit probleem op te lossen. Als je geluk hebt blijft je stagiair na zijn advies nog bij je hangen om het probleem op te lossen!
• Een goede stagiair kan een goede nieuwe medewerker worden. Wanneer je goede stagiaires in huis haalt zijn dit potentiële aanvullingen op jouw team. Je weet als je zo iemand aanneemt al vooraf wat voor soort persoon je aanneemt. Zo kom je niet voor verrassingen te staan bij het aannemen van personeel.

Kan ik een stagiaire aannemen?

Als ondernemer is het fijn om een stagiair aan te nemen. Toch kun je niet altijd een stagiair aannemen. Als je een mbo-student stage bij je wilt laten lopen, moet je een erkend leerbedrijf zijn. Zo’n erkenning is ook verplicht als je een vmbo-leerling in een leerwerktraject begeleidt of stagiairs aanneemt met een beperking. Wanneer je als ondernemer een erkend leerbedrijf wilt worden, moet je een erkenning aanvragen. Je volgt hiervoor een aantal stappen zodat je de erkenning krijgt. Wil je een hbo- of universitaire student aannemen als stagiair? Dan heb je geen erkenning nodig. Hoewel het dus vrij makkelijk is om een stagiair aan te nemen, moet je wel rekening houden met de tijd die je nodig hebt voor begeleiding. Een stagiair is een fijne bijkomstigheid in drukke tijden maar hij of zij moet ook nog veel leren. Houd hier dus rekening mee.

Hoe kom ik aan een stagiaire?

Het zoeken en vinden van een stagiair kan misschien lastig zijn. Toch zijn er verschillende manieren waardoor je snel een goede stagiaire kunt vinden voor jouw bedrijf. Bedenk van tevoren goed wie je nodig hebt en bij welke opleiding je hem of haar kunt vinden. Vervolgens kun je jouw zoekvraag op verschillende manieren uitzetten. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:

• Gebruik jouw netwerk op LinkedIn om een stagiaire te vinden met een goede, aansprekende oproep.
• Maak gebruik van LinkedIn- of Facebookgroepen waarin studenten zitten binnen de opleiding waarvan jij een stagiair zou willen hebben. Vaak kun je hier lid van worden en hierdoor zit je meteen binnen een waardevolle poule van mensen die mogelijk geschikt zijn.
• Veel scholen bieden een eigen vacaturebank aan voor stages. Je kunt jouw stage dan aanmelden bij de school en jouw stagevacature wordt dan op de vacaturebank van de opleiding geplaatst. Op deze manier vis je ook meteen in de juiste vijver.

 

Wees een professionele ‘werkgever’ bij stagiair aannemen

Als begeleider van een stagiair ben je eigenlijk geen werkgever voor deze persoon. Toch komt een stagiair proeven aan de wereld van het werkzame leven. En dan word jij toch gauw gezien als werkgever. En jij wilt toch, net als voor de rest van je personeel, als professionele werkgever gezien worden door jouw stagiair? Doe er daarom alles aan om ook voor je stagiaire een professionele werkgever te zijn. Houd in ieder geval rekening met de volgende zaken als het gaat om professioneel werkgeverschap.

1. Een stagiair moet ingewerkt worden en heeft begeleiding nodig
2. Stel een stagecontract op voor een goede administratie
3. Zorg voor een goede verzekering voor jouw stagiaire
4. Geef een student de kans om het vak te leren
5. Waardeer jouw stagiaire zoals je jouw personeel waardeert

 

Stagiair aannemen, begeleiden en inwerken

Ook een stagiaire moet ingewerkt worden en heeft begeleiding nodig. Omdat het een student is die nog niet gewend is aan het werkveld moet je de tijd nemen om de stagiair in te werken. Neem hem of haar mee aan de hand om je bedrijf en het werk te leren kennen. Vanuit de opleiding wordt ook verwacht dat de student op regelmatige basis begeleiding krijgt vanuit het bedrijf. Heb je hier zelf geen tijd voor? Wijs dan een collega aan die dit goed zou kunnen doen.

Afspraken in een stage overeenkomst

Maak duidelijke afspraken met jouw stagiaire en leg deze afspraken vast in een stagecontract of stageovereenkomst. Door deze schriftelijke overeenkomst voorkom je onduidelijkheden over onder meer de (hoogte van) eventuele stagevergoeding en werkdagen. Je zorgt er tegelijkertijd voor dat administratief alles in orde is tussen jou en de stagiair. Verderop in deze blog vertellen we je meer over het stagecontract en waar je rekening mee moet houden.

Zorg voor een aansprakelijkheidsverzekering

Is er vanuit de onderwijsinstelling van jouw stagiair niks geregeld als het gaat om verzekering? Zorg er dan voor dat jouw stagiair verzekerd is als hij bij jou komt werken. Als je al mensen in dienst hebt, heb je ook een aansprakelijkheidsverzekering voor jouw personeel. Check in dit geval bij jouw verzekering of je stagiair ook onder deze verzekering valt. Heb je nog geen mensen in dienst? Zorg er dan voor dat je een dergelijke verzekering afsluit.

 

Laat jouw stagiaire écht leren!

Een stagiair komt bij jou proeven van het bedrijfsleven. En dat betekent dus niet dat je hem of haar alleen koffie laat halen, de toilet schoon laat maken of offertes laat uitdraaien. Een stagiair komt bij jou om het vak te leren. En daar moet je, naast de tijd voor het inwerken, dan ook energie in steken. Zie een stagiaire niet als een goedkope kracht die jouw rotklusjes komt oplossen want dan ben je volgens ons geen professionele werkgever voor jouw stagiaire. Bovendien is dit niet waar jouw stagiaire voor komt!

Waardeer stagiaires zoals je jouw personeel waardeert

Waardeer jouw stagiair zoals je ook je personeel waardeert. Gaan jullie als team iedere week samen sporten? Vraag dan ook je stagiair mee! En is jouw stagiaire bijvoorbeeld rond de kerstperiode ‘in dienst’ bij jouw bedrijf? Dan mag een kerstpakket ook voor jouw stagiair natuurlijk niet ontbreken. Door je stagiair te waarderen voelt hij of zij zich helemaal thuis binnen jouw bedrijf. Hij of zij zal jou ook meer waarderen en dit komt jullie samenwerking alleen maar ten goede!

Wat kost een stagiair per maand?

Je bent niet verplicht om een stagiair een stagevergoeding te bieden. Toch is het gebruikelijk om een stagiair wel een vergoeding aan te bieden. Hoeveel een stagevergoeding is, hangt af van jouw branche en het opleidingsniveau van de stagiaire. Naast de kosten van een stagevergoeding moet je rekening houden met de kosten voor bijvoorbeeld een goede werkplek en andere voorwaarden die je kunt en wilt bieden aan je stagiair. Wil je geen zorgen rondom de stagevergoeding? Overweeg dan om voor je stagiair samen te werken met Mettom. Wij kunnen stagiairs namelijk bijna gratis verlonen. Op deze manier heb je dus geen extra kosten voor de administratie. Weer een zorg minder!

Stage contract: denk aan een passende stage vergoeding!

Zoals eerder gezegd is het belangrijk om de afspraken die jij maakt met je stagiaire vast te leggen in een stage contract of stage overeenkomst. Door een stage contract op te stellen zorg je ervoor dat administratief alles goed geregeld is tussen jou en de stagiair. Voor stagiaires onder de 16 jaar is het overigens verplicht om een stage contract op te stellen. Wij vinden dat een stage contract hoort bij ‘professioneel werkgeverschap’ voor jouw stagiair. Het beste kun je dus in alle gevallen een dergelijk contract opstellen. In een stage contract of stage overeenkomst neem je in ieder geval de volgende zaken op.

• Gegevens van de stagiair en de opleiding die hij of zij volgt
• Werkzaamheden van de stagiair
• Leerdoelen van de stagiair
• Looptijd van de stage en werkdagen
• Stagevergoeding: het bedrag aan stagevergoeding moet worden opgenomen in de stageovereenkomst. Je moet loonbelasting betalen over de vergoeding. Een verklaring hieromtrent moet ook worden opgenomen in het stagecontract.
• Regels omtrent ziekte: eventuele doorbetaling en bijvoorbeeld een verwijzing naar een verzuimreglement.
• Vakantiedagen: je neemt op of en hoeveel vakantiedagen de stagiair heeft binnen de stage.
• Geheimhoudingsplicht: werk je met vertrouwelijke gegevens? Dan is het raadzaam een geheimhoudingsplicht op te nemen in het stagecontract.

Hoe ga je om met een stage vergoeding? Is stagevergoeding verplicht of niet?

Is zo’n stagevergoeding verplicht? Als jouw bedrijf geen cao heeft, ben je niet verplicht om een stage vergoeding te betalen aan je stagiair. Is er een cao van toepassing? Check dan of je een stagevergoeding moet betalen. Hoewel het vaak niet verplicht is om een stage vergoeding te betalen aan je stagiair, is het wel gebruikelijk om een tegemoetkoming te geven. Die vergoeding kun je zelf kiezen. Ben jij van plan om een stagiaire aan te nemen en weet je nog niet welke vergoeding je hiertegenover wilt zetten? Vraag aan collega-ondernemers wat zij doen! Er is altijd iemand die je hierbij kan helpen. Zou je de hele administratie liever uitbesteden aan bijvoorbeeld een payroll bedrijf? Dan kan de adviseur die jou helpt bij het aannemen van je stagiair je hierin adviseren.  

 

Stagiair aannemen, regels

Er komt zoals je kunt lezen heel wat kijken bij het aannemen van een stagiaire. Je kunt niet zomaar iemand stage bij je laten lopen zonder alles goed te regelen. Naast een stage contract moet je ook rekening houden met een aantal regels die gelden voor het aannemen van een stagiair. Denk bij het in dienst nemen van een stagiaire aan de volgende regels.

1. Neem je een stagiair aan die jonger is dan 16 jaar? Dan is, zoals je eerder al kon lezen, het opstellen van een stage contract verplicht.
2. Een stagiair is volgens de Arbowet gelijk aan alle andere medewerkers binnen jouw bedrijf. Daarom moet je ervoor zorgen dat je een veilige werkomgeving kunt bieden aan jouw stagiaire. Lees je voordat je een stagiaire gaat aannemen in over de Arbowet zodat je weet waar je aan toe bent. Heb je al personeel in dienst? Dan weet je als het goed is precies hoe je hiermee om moet gaan!
3. Jouw stagiaire heeft een identificatieplicht. Bij een controle door de Inspectie SZW moet jouw stagiaire zich kunnen identificeren. Je moet jouw stagiaire hierop wijzen. Dat kun je bijvoorbeeld doen door dit op te nemen in het stagecontract.
4. Je kunt als bedrijf gecontroleerd worden door de Inspectie SZW als het gaat om je stagiaire. Zij controleren of een stagiaire wel écht stage loopt en niet alleen meewerkt. Bij een stage draait het natuurlijk om leren. Houd je je hier niet aan? Dan kan je een boete krijgen.
5. Wil je een MBO-student stage laten lopen binnen jouw bedrijf? Dan moet jouw onderneming een erkend leerbedrijf zijn. De erkenning kun je aanvragen bij de Stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB). Deze erkenning is vervolgens 4 jaar geldig. Voor HBO- en universitaire studenten is het trouwens niet verplicht om deze erkenning te hebben.

Stagiair in dienst nemen via payrolling

Zoals je ziet komt er veel kijken bij het aannemen van een stagiair. Het stage contract alleen al moet waterdicht zijn zodat je nooit voor verrassingen komt te staan. Daarnaast moet je zorgen dat de administratie rondom de uitbetaling goed geregeld is. Zeker als je zelf nog geen personeel in dienst hebt zijn dit allerlei zaken waar je waarschijnlijk geen verstand van hebt.

Payrolling is bij uitstek een middel om je stagiaire op een goede manier aan te nemen. Je hebt het dan meteen professioneel geregeld. Een payrollbedrijf is namelijk gespecialiseerd in werkgeverschap en weet ook alles over stagecontracten en de verloning van stagiaires. Je hoeft alleen een aantal gegevens in te vullen en vervolgens regelt het payroll bedrijf de rest. Dat is wel zo makkelijk, toch?

Mettom als payroller voor jouw stagiaire

Bij Mettom zijn we blij met ondernemers die willen groeien. Want dat zijn juist de mensen die ambitie hebben, net als wij. Het aannemen van een stagiair is een mooie eerste stap om een groei door te maken met je bedrijf. Wist je dat we bij Mettom een stagiaire (bijna) gratis kunnen verlonen? Zo kun jij kijken of een payroll constructie iets voor je is. Tegelijkertijd weet je zeker dat alles goed geregeld is voor jouw stagiair! Kunnen we jou helpen bij het aannemen van je eerste stagiair? Of wil je liever meteen een eerste medewerker aannemen? Neem dan gerust contact met ons op. We praten je graag gratis en vrijblijvend bij over alle mogelijkheden die er zijn voor jouw onderneming.