Waar moet je op letten in de selectie uit payroll bedrijven?

Wanneer je als bedrijf aan het groeien bent, kom je vaak op een punt dat je personeel wilt gaan aannemen. Voor veel ondernemers een spannende stap, omdat je niet helemaal wegwijs bent in het werkgeverschap. Een goede mogelijkheid om toch alles goed te regelen met jouw personeelszaken is om gebruik te maken van payroll. Er zijn veel verschillende payrollbedrijven in Nederland, maar uiteraard wil je wel een goede keuze maken over met wie je de samenwerking aan gaat. In deze blog gaan we dieper in op de vraag: Waar moet je op letten in de selectie uit payroll bedrijven?

Wat-is-payroll

Wat is payroll?

Payroll heeft alles te maken met het werkgeverschap. Wanneer je een medewerker of al een wat groter personeelsbestand hebt kun je deze medewerker(s) ‘op de payroll zetten’. Dit betekent dat jouw personeel op papier in dienst komt bij het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf wordt dus juridisch werkgever van jouw personeel maar de betreffende medewerkers blijven altijd uitsluitend bij jouw bedrijf werkzaam. Je personeel kan dus niet ‘weggezet worden’ bij een ander bedrijf. Je werft je eigen medewerkers maar je personeel komt juridisch gezien dus bij het payrollbedrijf in dienst. Dit betekent dat het bedrijf voor jou de arbeidsovereenkomsten en salarisstroken maakt,  de salarisuitbetaling voor zijn rekening neemt en het risico loopt bij ziekte. Alle administratieve rompslomp die komt kijken bij het werkgeverschap geef je dus eigenlijk uit handen als je werkt met een payroll constructie.

Een payroller houdt zich bezig met twee groepen: de klanten (opdrachtgevers) en medewerkers. Voor klanten en medewerkers doet een payroll bedrijf onder andere het volgende:

  • Arbeidscontracten opmaken en salarisstroken maken die juridisch helemaal in orde zijn.
  • Juridisch- en HR-advies zowel aan de klantenkant als aan de medewerkerskant.
  • Zorgen voor een adequate pensioenvoorziening voor het personeel zodat je als bedrijf een goede werkgever wordt.
  • Deskundige begeleiding bieden als het gaat om ziekte en verzuim.

Meer weten over payroll? Bekijk hier meer informatie over de payroll constructie. Daarnaast is onze blog ‘Wat is payroll? We vragen het aan de expert’ ook erg verhelderend!

betrouwbare-payroll-partner

Betrouwbaarheid van de payroll partner

Bij het kiezen van een payrollpartner is het belangrijk dat je deze partij volledig kan vertrouwen. Je wilt een samenwerking met een professioneel en financieel betrouwbaar payrollbedrijf. Zorg er dus voor dat je gaat samenwerken met een payroller die NEN 4400 gecertificeerd is. Met dit keurmerk bewijst het payrollbedrijf dat het betrouwbaar is en de zaken op orde heeft. Zo kom je niet voor ongewenste verrassingen te staan. Op de website van Stichting Normering Arbeid staat altijd een actueel overzicht van gecertificeerde bedrijven. Kijk dus zeker even op de site van Stichting Normering Arbeid voordat je een beslissing neemt. Daarnaast moet je kijken of een payrollbedrijf beschikt over een G-rekening. Het geld dat op deze rekening gestort wordt, kan alleen gebruikt worden voor een betaling aan de Belastingdienst. Dit kan jou als ondernemer beschermen tegen aansprakelijkheidskwesties. Voor de betrouwbaarheid is het dus aan te raden om te kijken of een payrollbedrijf de beschikking heeft over een G-rekening, ook wanneer je hier geen gebruik van wilt maken.

Bij Mettom hebben wij ook sinds ons ontstaan een NEN 4400-1 norm. Onze certificaten zijn hier te raadplegen.

Payroll tarieven

Eigenlijk gaan er drie verschillende varianten in omrekeningsfactoren om in payroll-land. Dit kan wel eens verwarrend zijn, omdat het kan lijken alsof je een erg goedkoop tarief hebt, maar dan blijkt dat bijvoorbeeld feest- en vakantiedagen niet in het tarief zijn opgenomen. Zoals gezegd onderscheiden we drie varianten:

  1. Variant waarin alleen gewerkte uren worden gefactureerd. In deze variant zit in de omrekenfactor al kosten voor de reservering van vakantiedagen.
  2. In de tweede variant gebeurt feitelijk hetzelfde als in de eerste variant, maar wordt de factor berekend over het brutoloon inclusief reserveringen voor de vakantiedagen en het vakantiegeld. Deze omrekenfactor is dus een stuk lager, maar onder aan de streep betaal je hetzelfde.
  3. Ten slotte is er nog een variant waarbij alles in de prijs is inbegrepen behalve de vakantiereservering. In deze variant krijg je als werkgever elke maand dezelfde factuur ongeacht of je medewerker vakantiedagen heeft opgenomen of niet.

payroll-kosten-opbouw

Het is niet altijd meteen duidelijk wat er allemaal in het payroll tarief zit. Vraag hier tijdens je zoektocht naar een payrollbedrijf dus zeker naar, zodat je weet hoe je facturen zijn opgebouwd.

De payroll kosten zijn over het algemeen wel op dezelfde manier opgebouwd. Lees hier alles over de payroll kosten bij Mettom. Hierboven zie je het overzicht van de opbouw van de payroll kosten.

verzuim-voorwaarden

Verzuimrisico

Een van de belangrijkste redenen om voor payroll te kiezen is het verminderen van je risico’s bij ziekte. Veel payroll bedrijven maken gebruik van een eigen risico bij ziekte van twee weken. Het ziekteverzuim van een payroll medewerker wordt in dat geval de eerste twee weken nog wel gefactureerd. Bij langdurige ziekte ligt het risico volledig bij de payroll organisatie. Door voor twee weken eigen risico te kiezen ga je ook echt een samenwerking aan waarin het streven is om medewerkers aan het werk te houden. Een payrollbedrijf met nul weken eigen risico heeft hogere tarieven waardoor je ook extra betaalt voor een medewerker die een jaar lang niet ziek is.

Arbeidsvoorwaarden

Met de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans is het vanaf 1 januari 2020 verplicht dat payrollbedrijven minimaal de arbeidsvoorwaarden volgen van het bedrijf waar de medewerker daadwerkelijk werkt. Payroll medewerkers krijgen vanaf 1 januari dus minimaal hetzelfde (en vaak zelfs nog betere) arbeidsvoorwaarden. Het is belangrijk dat jouw medewerkers krijgen waar ze recht op hebben en door jouw samenwerking met een payrollbedrijf er zeker niet op achteruit gaan.

Werkgeven is een echt specialistenwerk en het is dus zeker niet altijd gemakkelijk om alle voorwaarden uit een cao goed in kaart te brengen. Een payrollbedrijf doet dit voor jou en zorgt ervoor dat jij daardoor tijd overhebt voor je eigen business. Bij Mettom staan wij voor goed werkgeverschap en zorgen we ervoor dat voor jouw medewerkers alles tot in de puntjes geregeld is. Wil je meer weten over goed werkgeverschap? Lees dan eens onze blog met 10 tips voor goed werkgeverschap.

keuze-maken-voor-payrollbedrijf

Keuze voor een payroll bedrijf

Wanneer al de bovenstaande zaken in ieder geval op orde zijn, kun je voor het payrollbedrijf als partner kiezen. Kijk ook altijd goed naar welke organisatie bij jou als ondernemer past. Bij Mettom vinden we het bijvoorbeeld heel erg belangrijk dat we persoonlijk zijn en betrokken zijn bij onze klanten. Dat wij dit ook uitstralen geeft veel van onze klanten het goede gevoel en vertrouwen om met ons een samenwerking aan te gaan. Bij de keuze voor het juiste payroll bedrijf moet je dus op veel verschillende zaken letten. Heb je er geen goed gevoel bij? Kijk dan verder naar een ander payroll bedrijf.

Wil je weten of Mettom bij jou past? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking!

Altijd op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks onze updates, whitepapers en uitnodigingen voor events.

Ik wil graag een
belafspraak inplannen.

Wil je meer weten over onze payrolldienstverlening en kennismaken met ons? Plan dan een belafspraak in met één van onze payrolladviseurs en je wordt op een door jou gekozen datum en tijdstip gebeld.