Onboarding betekenis.

Wat valt er onder onboarding?

Onboarding omvat het programma waarin een nieuwe medewerker kennismaakt met het bedrijf, de bedrijfscultuur, het team en de taken die bij zijn of haar functie horen. Het onboardingsprogramma begint al als de werkgever en de werknemer samen hebben besloten om de samenwerking als collega’s aan te gaan, ook met een payroll constructie. Het onboarding programma begint dus al voordat de eerste werkdag van de nieuwe medewerker is aangebroken.

Goede onboarding van een nieuwe medewerker kost tijd en is niet binnen een paar weken ‘klaar’. Het onboarding programma van een nieuwe medewerker kan tot ongeveer 8 maanden duren nadat een medewerker zijn of haar eerste werkdag gehad heeft.

Hoe ziet een onboarding eruit?

Er zijn veel stappen die je als werkgever moet zetten binnen het onboardingsproces. In de basis krijg je te maken met de volgende onderdelen als het gaat om onboarding.

1. Operationeel alles geregeld

Zorg ervoor dat je nieuwe medewerker meteen echt kan starten op de eerste werkdag. Denk bijvoorbeeld aan de volgende operationele zaken die je moet regelen:

• Werkplek ingericht
• Laptop met inloggegevens
• Telefoon ingesteld (als dit van toepassing is)
• Toegang tot mail en voor de medewerker relevante mappen

2. Zorg dat het onboarding programma klaarligt

Een duidelijk onboarding programma brengt structuur aan voor een nieuwe collega. Op deze manier kan de nieuwe collega, als je als werkgever even geen tijd hebt, toch aan de slag. De basis is voor iedere nieuwe medewerker hetzelfde. Denk aan de volgende zaken die je zeker moet opnemen in de ‘inwerkmap’ van een nieuwe medewerker:

• Personeelshandboek
• Missie, visie en kernwaarden van je bedrijf
• Werkafspraken
• Mogelijkheden of suggesties voor trainingen die je medewerker alvast kan doen
• Links naar relevante kennis zoals blogs, whitepapers of e-books
• Informatie rondom de taken van je medewerker

3. Kennismaking met nieuwe collega’s

Om je nieuwe medewerker echt welkom te heten en zich betrokken te laten voelen bij het team, is het belangrijk om hem of haar kennis te laten maken met directe en indirecte collega’s. Dit kan door middel van kennismakingsgesprekken die je als leidinggevende vooraf al inplant met de andere collega’s. Ook het informele gedeelte is bij het onboardingsprogramma erg belangrijk: nodig je nieuwe medewerker vooraf al uit voor eventuele uitjes of vrijdagmiddagborrels.

Hoe lang duurt een onboarding?

Onboarding is een continu proces en kan een paar maanden duren. Onboarding begint eigenlijk al wanneer jouw medewerker ‘ja’ heeft gezegd op een aanbod vanuit jouw kant om bij jou te komen werken. Vanaf dan kun je al de nodige stappen om jouw medewerker welkom te heten binnen jouw bedrijf. In de eerste paar dagen ga je met een medewerker meestal aan de slag met het leren kennen van het bedrijf en de basisbeginselen van de functie van je medewerker. Daarna wordt de nadruk meestal gelegd op de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de functie van de medewerker. Gedurende een paar weken tot een paar maanden begeleid jij of een collega jouw nieuwe medewerker en krijgt hij of zij de nodige training om de functie volledig zelfstandig te kunnen vervullen.

Waar begint onboarding?

Zoals hierboven al beschreven, begint het proces van onboarden al voordat een nieuwe medewerker daadwerkelijk begint met werken op de eerste werkdag. Je kunt als werkgever al beginnen met onboarden bij het tekenen van het contract. Denk dan bijvoorbeeld aan het verstrekken van relevante informatie en documenten (personeelshandboek bijvoorbeeld), een welkomstpakket en andere relevante info die jouw medewerker helpt om fris te beginnen aan zijn of haar nieuwe baan. We zien ook steeds vaker dat werkgevers net voor de eerste werkdag een bos bloemen of een ander cadeautje toesturen om de medewerker alvast een warm welkom te wensen.

Waarom is onboarden belangrijk?

Een onboarding programma is belangrijk om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker goed wordt ingewerkt en zich betrokken voelt bij het bedrijf. Wanneer het inwerken goed geregeld is zal dit zich uiten in een hogere productiviteit en het vergroten van het werkgeluk van je nieuwe medewerker. Productieve en gelukkige medewerkers leveren aan het eind van de streep meer omzet. Ook daarom is het dus zinvol om te investeren in een goede onboarding.